秘書とは？仕事内容や必要な資格、向いている人の特徴について紹介！よくある質問も！
- 事務職・コールセンター
会社には、社長や上司をサポートしている秘書がいます。
秘書になるにはどうすればよいのでしょうか。
本記事では、秘書の仕事内容や必要な資格、向いている人の特徴について、
詳しく解説します。
秘書とは？
秘書とは、会社や団体の長、経営陣、役員といった
上層部の人をサポートする専門職のことをいいます。
上司の業務の効率化を図るために、スケジュール管理、会議の準備、文書作成など、
サポート業務を担うのです。
秘書の具体的な仕事内容については、次でご紹介します。
秘書の仕事内容
秘書の主な仕事内容は、次の通りです。
スケジュール管理・調整
上司のスケジュールを管理し、上司の予定に合わせて調整を行ないます。
予定の調整は、業務の優先度や機密性は把握しながら進めていきます。
スケジュールは上司が指示した連絡方法を通じて、
漏れがないようにリマインドする必要があるのです。
来客対応
会社に訪れたお客様を応接室に案内し、
ご挨拶やお茶・お菓子を出すのも秘書の仕事となります。
上司が応接室に来るまでの間、お客様の話し相手になるのも秘書の役割です。
手配業務
上司が出張・宿泊へ出向く際は、秘書がホテルの手配、贈答品の手配、
慶弔の手配、レストランの手配、交通の手配、様々な手配業務を行ないます。
担当する方の仕事内容に応じて、上記のような複数の手配をしなければなりません。
資料作成
上司がプレゼンに使う資料、講演資料、
また業務で必要なデータを資料にするのも秘書の仕事です。
上司が使いやすい資料をつくるなどの工夫しなければなりません。
秘書になるために必要な免許・資格
秘書になるために必要な免許・資格はありませんが、
以下のようにもっておいたほうがいい免許・資格は、ぜひ取得しましょう。
秘書検定
秘書検定は、秘書の業務に必要な能力や基礎的なマナーを確認する検定です。
秘書検定は1～3級までの設定があり、受験資格は特にありませんので、
誰でも受験することができます。
これまで秘書としての仕事の経験がなくても、秘書検定に合格していれば、
秘書に必要な知識やマナーが備わっている証明になり、仕事に就きやすいでしょう。
ビジネス実務マナー検定
ビジネス実務マナー検定は、社会人に必要なマナーを学ぶことができる検定で、
1級～3級までの設定があります。
基本的なマナーを身につけたいのであれば、2級の合格を目指しましょう。
2級以上の試験に合格していれば、秘書の仕事にも就きやすいです。
日商PC検定
秘書は、前述のように資料を作成する業務もありますので、
PCスキルを学ぶとプラスになります。
日商PC検定は、文書作成、データ活用、プレゼン資料作成の
3つに検定が分かれています。
1～3級、ベーシックの4種類があり、2級は部門責任者、
1級は企業責任者の補佐を想定したレベルです。
社長秘書を目指すのであれば、1級の合格を目指すといいでしょう。
秘書が向いている人・向いていない人の特徴
秘書が向いている人・向いていない人の特徴についてご紹介します。
秘書が向いている人の特徴
まずは、秘書が向いている人の特徴をみていきます。
気が利く人
秘書は、細かな気遣いができることが最優先に求められます。
日頃から人への心配りや気遣いができていると、
上司に対して自然と気が利いたサポートを行なうことが可能で、
このような気遣いができる人は、秘書に向いています。
人へのサポートが好きな人
秘書の業務は、自身が表に立つのではなく、表に立つのはあくまで上司です。
常に上司が何を求めているのかを追求するなど、
裏方で人のサポートをしたい方に向いています。
口が堅い人
秘書は、上司の業務内容を把握することになりますので、
機密を漏らすようなことがあってはなりません。
もし機密を漏らしてしまうと、上司だけでなく、企業にも損害が出てしまい、
顧客の信頼がなくなることも想定に入れておく必要があります。
秘書が向いていない人の特徴
次に、秘書が向いていない人の特徴をみていきましょう。
周りが見えなくなる人
秘書は、上司を支えるため、様々なことを想定してサポートしなければなりません。
1つの秘書業務に集中するのではなく、
同時進行で進んでいる秘書業務と両立してサポートできる人でなければ、
秘書は向いていないでしょう。
時間にルーズな人
秘書は、自分の時間だけでなく、上司の時間も管理する必要があります。
自分の時間管理だけでなく、上司の時間管理もしなければならないことから、
時間にルーズな人は秘書には向いていません。
臨機応変な対応ができない人
上司の仕事は、突然リスケが必要な場合は
その他、急な対応を求められることが多々ありますので、
臨機応変な対応ができなければ秘書の仕事は向いていません。
秘書に関するよくある質問
秘書に関するよくある筆問についてみていきましょう。
未経験でも秘書はできる？
秘書は未経験でも務まる仕事です。
最初は覚えることが多く、上司の指示に従って動くことが中心になりがちですが、
慣れてくると臨機応変に動くことができるようになります。
前述でお伝えした資格を取得すると、
基礎知識を備えた上で業務にあたることができるでしょう。
秘書はつらいってホント？
秘書は、業務が多岐に渡り、上司が忙しいほど秘書も忙しくなります。
業務が重なると、仕事の多さにつらいと感じることもありますが、
業務が完了すると達成感を味わうこともできるものです。
秘書の年収はどのくらい？
厚生労働省の「令和3年賃金構造基本統計調査」より、
秘書の平均年収は約533万円となっています。
国税庁の「令和3年分民間給与実態統計調査」では、
日本の給与所得者全体の平均年収が443万円となっていますから、
秘書の平均年収は高いことが分かります。
秘書の将来性は？転職にも有利？
秘書は、上司の管理を細やかに行なうことから、気が利くようになり、
周りに対しての配慮もできるようになります。
秘書の仕事は、会社が存在する限り、存続し続ける仕事ですので、
将来性は見込めるでしょう。
秘書で身についたノウハウは、転職する際に相手の会社に良い印象を与えることから、
転職にも有利であるといえるでしょう。
男性で秘書をやっている人もいる？
秘書は男性でもなることができます。
そもそも秘書に女性が多いのは、上司に男性が多かったことから、
視点や考え方が異なる女性を秘書として迎えるところから始まりました。
男性でも秘書はいますので、秘書を目指すことが可能です。
まとめ
秘書の仕事内容や必要な資格、向いている人の特徴について、
ご理解深まりましたでしょうか。
秘書は上司を支える大切な存在です。
秘書に向いている人・向いていない人の特徴を参考にしながら、
秘書を目指していただくこともできます。
秘書以外にも、株式会社ジャパン・リリーフでは
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本記事を参考に、秘書のことを知っていただき、
秘書の仕事をしてみてはいかがでしょうか。
