「人事面談にあたって目標を立てる必要があるけど、思いつかない」
「事務職の目標の書き方が難しい」
「抽象的な目標しか思いつかず、自分の将来に不安がある」
このように、事務職の方が仕事の目標を立てるにあたって、なかなか目標が思いつかなかったり、設定のコツがわからず、悩みを抱えていたりするケースは多いのではないでしょうか。

この記事では、目標が思いつかない原因とともに、目標を設定することで得られるメリットを説明します。そのうえで、事務職の方が目標を立てる際に役に立つ方法や注意点を、例文とあわせてご紹介します。

本記事を読むことで、事務職としての仕事の意義を改めて考え、前向きに今後の目標を設定できるようになるでしょう。

会社から目標設定を迫られているものの、なかなか思いつかない状況で頭を悩ませている事務職の方は、ぜひ目標を考える際の参考にしてみてください。

仕事の目標が思いつかない理由は？

新しい仕事を任された時や、未経験の業種の会社に転職したばかりの時などに、自分の仕事の目標が思いつかない状況に陥って悩んでしまうことは珍しいことではありません。

また、先行きが不透明な時代になっているため、会社や組織が方針やビジョンを変えることも少なくなく、自分の目標の軌道修正に困っている人もいるでしょう。

様々な状況が想定されますが、まずは、自分において目標が思いつかない理由は何かを知りましょう。

将来のイメージができていない

理想の将来像や働き方を描けていないと、現在の仕事の目標を考えることが難しくなったり、必要性が感じられなくなったりしてしまいます。

理想の将来のイメージを持つことで、そのためにはどんな勉強が必要で、何を努力すれば良いのかが見えてきます。加えて、目標を設定することで、現在の仕事に意欲を持って取り組めるようになるでしょう。

目標が思いつかない時は、日々の仕事で忙しくても一旦今までのキャリアを振り返る時間を設け、3年後どういった仕事をしていたいのか、じっくりと考えてみてください。できるだけ具体的に想像すると良いでしょう。

毎日が単調でやりがいを感じられない

毎日同じ作業を求められていたり、同じ業務を長く担当していたりすると、単調な仕事の繰り返しにやりがいを感じられなくなってしまいがちです。

このような状況においては、まずは小さな課題を乗り越えるための方法や、効率化するための細かい工夫を考えてみましょう。

毎日取り組んでいる仕事だからこそ思いつく、新たな視点の目標設定ができるでしょう。自分の考えた目標であれば、小さな課題解決であっても、大きな自信ややりがいに繋がる可能性があります。

自分の役割を把握できていない

会社や組織にとっての自分の役割は何なのか、どのような役割を期待されているのかを理解していないと、自分の仕事の目標もなかなか思いつかないでしょう。

自分を客観的に見て、会社や組織にとって自分はどんな立場で、どのように活躍することを期待されているかを考えてみてください。

1人で考えることが難しければ、上司や先輩との面談等を利用して、相談や確認をしてみても良いでしょう。

自分の役割や期待されていることが明らかになると、取り組むべき目標も明確になってきます。

仕事へのモチベーションが低い

与えられた仕事をこなすだけの状況が続いたり、周囲からの指示を待ちながら仕事をしたりしていると、仕事へのモチベーションが低くなってしまう恐れがあります。モチベーションが低い状態では、適切な目標を見つけることは難しくなってしまいます。

指示待ちにならないよう、課題解決の対策を主体的に考え、自分から周囲とのコミュニケーションを積極的にとってみると良いでしょう。

成功体験を積み、周りとの信頼関係を構築することで、仕事へのモチベーションが高まっていきます。

会社のビジョンを理解していない

会社のビジョンが浸透していない組織にいると、どの方向に向かって努力すれば良いのかがわからず、個人の目標が見つけにくい状況になってしまいます。

まず、会社が掲げているビジョンを理解することが大切です。会社のビジョンを理解することで、ビジョン実現に向けて取り組むべき課題や、自分がどのように貢献すれば良いのかを考えることができます。

目の前の仕事が、会社のビジョンに繋がっていることをイメージできると目標も見つけやすくなり、仕事のモチベーションも維持できるようになるでしょう。

仕事に目標を設定するメリット

ここからは、自分の仕事に目標を設定することで得られるメリットについて、説明します。

なぜ目標を設定する必要があるのか疑問を抱いていたり、考えるための意欲が湧いてこなくて悩んでいたりする人は、ぜひ読んでみてください。

会社や組織・個人の成長に繋がる

会社のビジョンに沿った個人の目標が設定されていると、会社、組織、そして個人が同じ方向を向くことになります。

全員が同じ方向に向かって業務に取り組むことによって、意見がまとまりやすくなり、組織としての一体感が醸成していきます。そして、結果として大きな成果を生み出すようになるでしょう。

また、会社の成長に繋がる個人の役割もはっきりするので、期待されていることに応えようとポジティブに取り組めることができ、個人の成長にも繋がっていきます。

モチベーションを維持することができる

目標が設定されていないと、何となく目の前の業務をこなすだけになってしまい、モチベーションの低下を招くことになりかねません。

一方で、目標がきちんと定められていると、成果を出すために何をすべきかを主体的に考え、行動する意欲が湧いてきます。

モチベーションを維持するためには、上司や職場メンバーとの間で、適宜進捗を共有すると良いでしょう。

やりがいや達成感を感じられる

目標を定めたうえで日々の業務や課題解決に取り組むと、自分の取り組みの結果が目に見えてわかるようになります。

結果が目に見えることで目標を達成したい、成果を上げたいという意欲が高まり、目標を達成した時には成功体験として残ります。

スモールステップでも、成功体験を積み重ねていくと仕事へのやりがいや達成感が感じられ、前向きに日々の業務に向き合えるようになるでしょう。

自分のやるべきことが明確になる

会社や組織の目標に沿った個人の目標が設定されることで、自分が何を期待されているのかが明確になり、能動的に行動を起こせるようになるでしょう。

また、個人がチャレンジ精神を持って取り組むようになることで、組織の活性化にも繋がります。

将来のビジョンが明確になる

仕事の目標を掲げて努力し、成功体験を積んでいくと、将来の理想像やありたい姿を見つけやすくなります。

また、将来の理想像を明確にすることで、実現のための短期、中期的な目標が導かれ、現在の仕事の目標設定をブラッシュアップできるでしょう。

事務職の目標を設定する方法

ここでは、事務職の方が目標を立てるための具体的な方法を説明します。

目標設定のコツがわからず困っている事務職の人は、ぜひ活用してください。そして、自分に合った目標を設定していましょう。

「定性目標」と「定量目標」の違いを知る

目標には、「定性目標」と「定量目標」の2種類があります。まず、両者の違いを理解することが大切です。

「定性目標」とは、数値で表すことのできない目指すべき状態など質的な目標です。目標達成までのプロセスに注目し、行動や取り組みの価値を測るためのもので、行動目標とも呼ばれます。

例えば、「迅速で的確な対応を心がけ、取引先からの信頼を獲得する」といった目指すべき状態を表します。

一方「定量目標」とは、具体的な数値で示す目標です。数値目標なので、目標達成度を一目で測ることができます。

このように、「定性目標」と「定量目標」は表裏を成すものですが、両方をバランスよく組み合わせて目標を立てていきましょう。

「定性目標」から設定する

上記で「定性目標」と「定量目標」の違いがわかったところで、まずは、定性目標から設定しましょう。ここからは、定性目標を設定するにあたってのポイントを解説していきます。

会社やチームの目標を意識して設定する

最初に、会社やチームの目標を理解することから始めます。

会社やチーム目標達成のために、自分は何を期待されているのか、どのように行動する状態が求められているのかを考え、定性目標に落とし込みましょう。

ここでは、会社やチームにおける自分を意識します。

自分の役割や課題を考えて設定する

次に、自分の役割や課題をもとに考えてみましょう。

今の自分に足りていない能力やスキルは何か、自分の役割を全うするためにどんな課題があるのかを考え、言葉にしてみてください。

なかなか思いつかない際は、上司や同僚に意見をもらうのも良いでしょう。

「定量目標」を設定する

定性目標を設定して方向性が決まったら、定性目標を達成するための定量目標を設定しましょう。

ここからは、定量目標を設定するにあたってのポイントを解説していきます。定性目標と合わせて理解していきましょう。

定性目標を具体的に数値化する

定性目標の設定だけでは、達成のための具体的な基準が曖昧になってしまう恐れがあるため、具体的に数値化した定量目標を設定します。

定性目標を達成するために、何を、いつまでに、どのくらい成し遂げる必要があるのかをしっかり考え、定量目標に落とし込んでおきましょう。

事務職を例にすると、「業務処理品質を高め、お客様からの信頼を獲得する」という定性目標に対して、定量目標は「半年以内に、業務処理誤りの発生割合を10％から1％未満に減らす」などです。

事務職の目標設定に「SMARTの法則」がおすすめ

ここからは、事務職の目標設定におすすめのSMARTの法則を解説します。

SMARTの法則とは、目標設定の原則の1つで、適切に目標設定するためによく使われている法則です。目標がなかなか思いつかない際や、自分で立てた目標を客観的に見つめ直す際に活用してください。

Specific（具体的であるか）

目標は、抽象的な目標にしてしまうと達成した状態がわかりにくく、評価ができなくなってしまいます。そのため、具体的な内容にする必要があります。

だれが聞いても同じように認識できるように、具体的な表現にしましょう。何を、いつまでに、どれくらいといった項目を盛り込むように意識し、それらが網羅されているかをチェックしましょう。

Measurable（測定可能であるか）

達成したかどうかを測定できるように、数値の基準を設けましょう。

曖昧な目標だと、せっかく大きな成果を上げていても、満足のいく評価が得られなくなってしまいます。

また、数値の基準を設定することでゴールが可視化されるので、周囲から協力や支援が受けられ、上司からの助言も得られやすくなるでしょう。

Achievable（達成可能であるか）

目標は、努力して取り組むことで、達成可能なレベルになっているかどうかを考えることも大切です。

どう努力しても実現しにくい目標を設定してしまうと、取り組みの最中で諦めがでてきてしまい、モチベーション低下を招く恐れがあります。

かといって、低すぎる目標設定も、成長意欲がなくなってマンネリ化を引き起こしかねないうえに、上司からの理解も得られにくくなってしまいます。

現在の自分の実力を考慮し、少しチャレンジすることで実現可能なレベルの目標を設定しましょう。難しい場合は、上司との話し合いの場を設けるなどして、周囲からの意見を参考にしながら考えてみるのもおすすめです。

Result-oriented（関連性はあるか）

個人の目標は、会社や組織の目標と反れてしまうと、独りよがりの目標になってしまいます。
そのため、会社や組織の目標に沿った内容になっている必要があります。

会社や組織の目標達成に貢献するために、自分はどう行動すれば良いのかを個人の目標に落とし込むことで、周囲との一体感を感じられ、会社からの評価にも繋がっていくでしょう。

Time-bound（期限はあるか）

目標には、期限をはっきりと設けましょう。

期限を設けないと、いつまでに何をすべきかの行動計画が定まらないため、行動を後回しにしてしまったり、取り組みが長期間にわたって延長してしまったりする恐れがあります。

目標に向けての期限をしっかりと設けることで、いつまでに何を実行するかを具体的に日時に落とし込めるので、適切なスケジュール管理のうえで主体的に行動できるようにしましょう。

事務職の仕事の目標例文

事務職は、営業職等と比べて目標を立てにくいと思われやすい職種ですが、これまで紹介した方法を活用することで、思いのほか目標設定の方向性が見えてくるのではないでしょうか。

ここからは、事務職における具体的な仕事の目標例文を紹介します。

業務の効率化、作業品質の向上、改善のための新しいツールの導入という3つのシチュエーション別の目標設定です。

ぜひ、事務職における目標設定の参考にしてください。

例文1

申請書類のペーパーレス化実現のために、各パートから代表者を選出したプロジェクトチームを立ち上げ、〇年度末までに80％の書類をペーパーレス化する。

例文2

作業品質を向上させるため、全工程の業務マニュアルを見直し、ダブルチェック体制を徹底することで、1年後までに業務処理誤りをゼロにする。

例文3

問い合わせ対応を行うチャットツールの導入に向けて、問い合わせ対応のマニュアルをデータ化および一元管理し、〇年度末までにチャットツールの運用を開始する。

目標が思いつかない時にやりがちなこと

ここからは、目標設定にあたって注意してもらいたいポイントをご紹介します。

正しい目標設定の仕方を理解していないと、目標がなかなか思いつかない状況に焦り、やみくもに間違った目標を定めてしまいやすくなります。

また、間違った目標を定めてしまうと、個人のモチベーション低下から組織の一体感の欠如、生産性の低下にまで繋がってしまう恐れがあります。

注意が必要な例を挙げますので、このような状況に陥らないように、正しく目標を設定するスキルを磨きましょう。

目標が高すぎる

間違った目標設定の代表例は、レベルが高すぎる目標を定めてしまうことです。

高い意欲を持っている人が、目標設定の仕方を正しく理解していないと、自分の実力レベルと乖離していたり、実現不可能な目標を設定したりしてしまいがちです。

レベルが高すぎて現実的でない目標の場合、個人がどれだけ努力して取り組んでも結果に結びつかないため、高い意欲を持っている人でもやる気が失われてしまいます。

努力すれば実現可能な高い目標を設定することは大切ですが、まず、自分の実力レベルや業務状況の現状把握をしっかりと行いましょう。

目標が抽象的である

次に注意すべき目標設定の例は、内容が抽象的になってしまうことです。

このような状況になったらいいな、という抽象的な理想イメージだけを目標にしてしまうと、具体的な行動に移せず計画倒れになってしまいます。

目標が具体的になっていると、取り組むべきタスクも明確になります。特に、期限をしっかり設けることを忘れないようにしましょう。期限があることで、目標達成に向けてマインドセットされ、モチベーションの維持にも繋がります。

目標を人に考えてもらっている

また、自分で思いつかないからといって、先輩や職場メンバーが考えた内容を目標にしてしまわないように注意しましょう。

人が考えた目標では、どうしても当事者意識が薄くなるため、自主的な行動が生まれてこなくなり、意欲が持てない状況になってしまいます。

自分がやると決めた目標だからこそ、その達成に向けての責任感を持ち、前向きに努力やチャレンジを積み重ねられます。

成長のためにも他人任せにせず、自分がやりたいと思える目標を見つけてください。

目標を設定して理想のキャリアに近づこう！

ここまで、目標設定の必要性から、事務職の人が目標を立てるうえで役に立つ方法や注意点までを説明してきました。

正しく目標設定するスキルを身につければ、会社の成長だけでなく、自分自身の大きな成長やモチベーションの維持、さらには人生における理想の姿の実現にも繋がります。

今回の記事を参考に、ぜひ積極的に目標設定し、理想のキャリアに近づいてください。