「一般事務って何をメインにする仕事？」
「一般事務が気になるけど給料はどのくらいもらえるのかな？」
「一般事務とはライフワークバランスを両立できるのだろうか？」
日本企業における事務職といえば医療事務、営業事務などがありますが、事務職の1つである一般事務について、具体的な業務内容を理解できていないということはありませんか。

本記事では一般事務についての仕事内容や、働くメリットとデメリットなどを分かりやすく紹介しています。この記事を読むことで、事務職経験者であれば今まで知っていた認識の擦り合わせができ、未経験者であれば様々な疑問点を解消できるでしょう。

異業種からの転職者や、求職で悩んでいる人は、ぜひ記事をチェックしてみてください。

一般事務の仕事内容

一般事務とはオフィスまたは在宅で行う、デスクワーク中心の仕事です。主たるものとして、書類作成や備品の発注・管理などをルーティンワークでこなしていきます。

以下でより詳しく仕事内容を紹介するので、参考にしてみてください。

データ入力

一般事務ではデータ入力の仕事が多く発生します。主に日々の売り上げや、顧客情報などのデータをパソコン上で入力する業務です。

単純作業のように見えますが、一つの間違いが大きなトラブルを招く可能性があるため、作業の正確性が求められます。

電話対応・メール対応

一般事務では社外・社内からの電話とメールの一次対応を行うことが多く、状況に応じて担当者へ取次ぐ役割もあります。

電話の一次対応では、会社の窓口として丁寧な対応や、先方の話を正確に聞き取ることが重要です。また、メール対応においてもビジネスマナーを把握し、丁寧で簡潔な文章作成ができるとよいでしょう。

来客対応

会社に来客があった際に、会議室や待合室へ案内することも一般事務の仕事です。

案内後に担当者へ取次ぐ他、室内の準備やお茶出しなどの対応を行うことがあります。そのため、上座の位置やお茶出しの作法といった、基本的なビジネスマナーも身に付けておくとよいでしょう。

書類作成・整理

書類作成や、あらゆる情報を整理し保存していくファイリング作業も、大体の一般事務に含まれる仕事です。

書類作成では見積書や請求書を作成したり、アジェンダやイベントの案内作成も手掛けたりします。作成用のツールについては、事務職で広く使用されているオフィス系ソフトを扱えるとよいでしょう。

一方のファイリングでは、顧客情報や社内情報を書類もしくはデータにしてまとめ、管理していきます。情報漏えいにならないよう管理の徹底や、情報を探しやすくする工夫なども考えていく必要があるでしょう。

郵便物の仕分け・発送

会社に届いた郵便物を部署ごとに仕分けしたり、先方へ送る郵便物をまとめて定期的に発送したりすることも、一般事務の仕事です。

定期的に宅配業者や郵便局員が配達と回収に来る場合は、受け取りや発送する荷物の伝票チェックも行います。重要書類や期限付きの書類など、様々な種類の書類が存在するので、発送や仕分けなどの取扱いには注意が必要です。

備品管理

一般事務ではコピー機やOA機器の管理や、社内で使用する文房具や消耗品の管理も行います。

機器が故障すれば修理依頼をかけ、備品が不足すれば発注及び補充をかけるため、社内環境の状態をこまめにチェックしていくことが大切です。

一般事務の1日の過ごし方

一般事務では、コアタイムを大体8時30分～17時30分と定めている企業が多いでしょう。1日の例を以下に挙げます。企業によって差があるため、あくまでも目安としてみてください。

1.8時30分に出社し、メールの確認や当日の業務タスクを確認します。

2.9時00分に朝礼が始まり、データ入力や書類作成といったメインの作業を開始します。

3.12時00分から昼休憩に入ります。各々リフレッシュに努めます。

4.13時00分からは社内に届いた郵便物の仕分けや、発送物の確認をします。午前に行った作業の残りも進めつつ、電話対応や来客対応も臨機応変に行っていきます。

5.16時30分に当日の作業をまとめ始め、翌日のタスクを確認します。

6.17時30分までに当日分のタスクが残っていないか確認し、問題がなければ退社します。

上記の流れが大体の基本となります。日々の多くがルーティンワークとなるので、効率良くスケジューリングすることで定時の退社が可能となるでしょう。また、急なトラブルや繁忙期を除けば、残業が少ない可能性もあります。

一般事務の給料

一般事務では経験や資格、スキルによって給料の変動があります。

厚生労働省のデータによると、一般事務の平均年収は全国で490万円と出ており、月収は20.5万円、時給に関しては約1,400円以上といわれています。

ただし、上記はあくまでも参考としてみてください。未経験者のアルバイトやパートタイマーは更に低い金額で算出され、経験者かつ正社員の場合は上記の金額を超える可能性もあるでしょう。

出典：就業者統計データ｜厚生労働省
参照：https://shigoto.mhlw.go.jp/User/Occupation/Detail/428

一般事務で働くメリット

仕事を探す際、その仕事のメリット・デメリットをあらかじめ知っておくことで、働き始めた際に「こんなはずではなかった」などギャップを感じることも少なくなるでしょう。

一般事務の仕事のメリットには、未経験者でも働きやすい、残業があまりない、基本的なビジネススキルが身に付くなどが挙げられます。

上記を踏まえ、ここから具体的なメリットを紹介していきます。

オフィスワーク未経験でも始めやすい

一般事務とは、特に専門的な知識や高度な技術を必要としないことが多いので、未経験者でも始めやすいといったメリットがあります。

「今まで接客業しかやったことがない」「オフィスで働いたことがない」という人でも、ファーストステップとして経験を積むためであれば、一般事務の仕事は挑戦しやすい職業です。

プライベートと両立しやすい

一般事務とは、ほとんどがルーティンワークのために残業が少ない傾向にあります。アルバイトやパートタイマーも含め、トラブルや繁忙期などを除けば定時で帰れることが多いでしょう。

子育てや家事の時間を確保したい、プライベートな時間を尊重したいなど、ワークライフバランスを重視する人に適した仕事といえます。

貢献できている実感を持てる

一般事務では周りの人のサポートをすることも重要になります。

ミスに素早く気付き、急な仕事にも迅速に対応できるといったことが多くなるにつれ、直接的に感謝されるシーンも増える可能性があるでしょう。

上記の理由から、身近な人からの感謝を嬉しいと感じたり、人の助けになりたいという思考を持っていたりする人は、一般事務の仕事が向いているといえます。

一般事務の基礎スキルが身に付く

一般事務では基本的なパソコンスキル、ビジネスマナーを体得できます。

業務をこなしていくことで、汎用的なオフィス系ソフトなどを使えるようになるだけではなく、効率的な業務遂行が可能にもなり、キャリアアップも期待できるでしょう。

パソコンスキルでは、関数やマクロを使いこなせるかどうかで他の人と差が出ます。もちろん他の仕事に役に立つ場合もあるので、覚えておくとよいでしょう。

スキルアップを狙える

会社によっても違いますが、秘書検定やTOEICなど、資格取得をサポートしてくれるところもあります。

他にも、ビジネスで必要なコミュニケーション力を等級で証明するビジネス実務マナー検定や、高度なパソコンスキルを持っていることを証明できるMOSなど、一般事務としてスキルアップを目指したい人にはおすすめの仕事でしょう。

一般事務のデメリット

一般事務の仕事はメリットだけでなく、仕事内容が単調になりがちであることや、努力が認められにくいといったデメリットもあります。

以下で具体的に紹介していくので、確認してみてください。

仕事内容がルーティンワーク中心になる

一般事務の仕事は、毎日のルーティンワークをこなしていくといった地味な仕事が多くなります。クリエイティブな仕事がしたい人や、個人で積極的に何かを発信したい人には、淡々とした作業は物足りないと感じる可能性があるでしょう。

そのため、単調または地道な作業が好きで、自分のペースを乱されたくないといった人には、向いている仕事といえます。

自分の努力や実績が給料に反映されにくい

一般事務の性質上、直接的な売り上げに貢献しにくいため、当たり前の仕事だけをしていると見なされる場合があります。したがって、努力が可視化されず評価されづらいという側面があるでしょう。

また、業績が成長している会社などではない限り、給料が一定のままとなってしまう可能性もあります。

そのため、難易度の高い仕事を希望する人は資格を取得したり、経験を積んで実績を上げたりするなどし、キャリアアップを目指すことも考えてみてください。

一般事務は仕事とプライベートを両立できて働きやすい

ここまで紹介したように一般事務とは、自分次第によって仕事とプライベートの両立がしやすい職業です。

仕事内容は毎日のルーティーンで単調なものですが、キャリアアップを目指したり、スキルを磨いたりすることで、やりがいのある仕事という認識になるでしょう。また、会社によっては残業が少ないので、プライベートの時間を確保したい人にもおすすめの仕事です。

一般事務に興味がある人は、上記で紹介した内容を参考にし、ぜひ一般事務の仕事に挑戦してみてください。