事務所移転の際の流れや手続き、提出書類について紹介！移転時の注意点も紹介！
- その他
事務所を移転させる際には、様々な手続きが必要です。
手続きの流れや提出書類について知っておくと、
スムーズに事務所移転させることができます。
本記事では、事務所移転の際の流れや手続き、提出書類や移転時の注意点について、
詳しく解説します。
事務所移転の流れ
基本的な事務所移転の流れは、以下の通りです。
・旧事務所の退去
・新事務所の選定
・事務所移転に必要な手続きを行なう
具体的な流れについて、次で確認していきましょう。
事務所移転に必要な手続き
事務所を移転させる際に必要な手続きについてみていきましょう。
事務所の解約
移転することが決まれば、現在使用している事務所の解約手続きを行ないます。
現在の事務所を賃貸契約する際に、
退去する際の解約通知を出すタイミングについて記載されていますので
確認してみましょう。
通常、解約通知を出すタイミングは退去する6ヶ月前までです。
退去時が決まれば、その日までに事務所の原状回復工事が完了させなければなりません。
事務所の場合、テナント側が100％負担して原状回復を行なうことが基本です。
インターネット・電話回線の移転手続き
現在の事務所で使用しているインターネット・電話回線は、
次の移転先に変更しなければなりません。
移転先で継続してインターネット・電話回線を使用するためには
どのような手続きをするのかは、
プロバイダによって手続きが異なりますので、直接確認しましょう。
確認する際は、現在の事務所でいつまで使用するのか、
移転先の事務所でいつから使用するのかを伝えられるようにすると、
手続きが円滑に進められます。
銀行口座・クレジットカードの登録情報変更
銀行口座やクレジットカードの登録内容を変更することも忘れてはいけません。
銀行口座の変更は、銀行窓口や銀行のサイトから手続き可能で、登録手続きには通帳、
届出印、移転後の登記事項証明書、社印などが必要です。
クレジットカードの登録変更についても、
銀行と同様に、電話やサイトから変更手続きを行ないましょう。
取引先への連絡
事務所移転する際は、取引先に必ず連絡してください。
万が一、連絡漏れがあると、取引先との信頼関係に影響を与えてしまいます。
取引先をリストアップし、直接の挨拶、電話、メールなどを利用して、
移転先の連絡をしましょう。
事務所移転時の各種機関への提出書類や手続き
事務所移転時の各種機関への提出書類や手続きについては、以下を参考にしてください。
なお、記載されている提出書類や添付書類はあくまで一例です。
| 提出書類 | 内容 | 提出先・期限 |
| 転居届 | ・事務所移転したことを郵便局に届け
出るための書類 ・届け出ることで、事務所移転後、1年 以内は前の住所の郵便物が無料で新 しい住所に転送してもらえる ・インターネットからの申込みも可能 |
＜提出先＞
郵便局 ＜提出期限＞ 移転先住所、移転先日が決まり次第
|
| 移転登記 | ・会社の移転を行なう際、移転前の
管轄法務局に提出する書類 ・本店移転の際は基本的に以下の添付 が必要 「本店移転登記申請書」 ・支店移転の際は基本的に以下の添付 が必要 「支店移転登記申請書」 ・その他、基本的に以下が必要 「登記簿謄本」 「定款」 「印鑑証明書」 「株主総会議事録もしくは取締役会議 事録」 |
＜提出先＞
移転前の管轄法務局 ＜提出期限＞ 本店の場合は2週間以内、支店の場合は3週間以内 |
| 異動届出書 | ・法人税の取扱に関する書類
・手続きの際には以下の添付が必要 「移転手続完了後の登記簿謄本」 |
＜提出先＞
移転前の管轄税務局 ＜提出期限＞ 移転後速やかに |
| 給与支払事務所等の開設移転廃止届出書
|
・従業員を雇用する際に、事業主が税
務署へ提出する書類 ・手続きの際には以下の添付が必要 「登記簿謄本」もしくは登記する変更 事項に事実が証明できる書類の写し |
＜提出先＞
移転前の管轄税務署 ＜提出期限＞ 会社移転後1ヵ月以内 |
| 健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更(訂正)届出書
|
・事業所の名称変更または所在地変更
があった場合に提出する書類
|
＜提出先＞
移転前の事務所の所在地を管轄している年金事務所 ＜提出期限＞ 移転後5日以内 |
| 労働保険名称・所在地等変更届
|
・事業所の名称変更または所在地変更
があった場合に提出する書類 ・事務所移転により管轄の労働基準監 督署が変わる場合、移転先の労働基 準監督署に「労働保険名称・所在地 等変更届」を提出 |
＜提出先＞
移転先の管轄労働基準監督署 ＜提出期限＞ 移転後10日以内 |
| 雇用保険事業主事業所各種変更届
|
・労働保険関係の成立した事業所につ
いて、名称や所在地の変更があった 場合に作成・提出する書類 ・手続きの際には以下の添付が必要 「移転後の登記簿謄本写し」 「労働保険名称」 「所在地変更届」 |
＜提出先＞
公共職業安定所 ＜提出期限＞ 移転後10日以内 |
| 車庫証明 | ・移転後も車両を所有する場合に提出
する書類 ・基本的に以下の添付が必要 「自動車保管場所証明申請書」(2通) 「保管場所標章交付申請書」(2通) 「保管場所の所在図・配置図」(1通) ・保管場所が自分の土地や建物の場合 「保管場所使用権原疎明書面」(自認 書) ・保管場所が他人の土地や建物の場合 「保管場所使用承諾証明書」 |
＜提出先＞
管轄の警察署 ＜提出期限＞ 移転後速やかに |
| 防火対象物使用開始届出書
|
・事務所ビルの1室などを借りて事務所
を開く場合に必要となる書類 ・内装工事を行なわない場合も提出 |
＜提出先＞
移転先の管轄消防署 ＜提出期限＞ 移転の7日前まで |
| 防火対象物工事等計画届出書
|
・事務所ビルに入居する際に壁や床な
どの内装工事をする場合、提出しな ければいけない書類 ・基本的に以下の添付が必要 「防火対象物の概要表」 「案内図」 「平面図」 「詳細図」 |
＜提出先＞
移転先の管轄消防署 ＜提出期限＞ 移転の7日前まで |
| 防火・防災管理者選任(解任)届書
|
・防火管理者を選任、もしくは解任す
る場合に提出が必要となる書類 ・基本的に以下の添付が必要 「防火管理講習修了証の写し」など、 防火管理者の資格を証明できる書類 |
＜提出先＞
移転先の管轄消防署 ＜提出期限＞ 移転の7日前まで |
| 消防計画作成(変更)届出書
|
・防火管理に係る消防計画の作成、も
しくは変更を行なう場合に提出が必 要となる書類 ・基本的に以下の添付が必要 「防火管理に係る消防計画」 |
＜提出先＞
移転先の管轄消防署 ＜提出期限＞ 移転の7日前まで |
新事務所の選定と契約条件を確認する
新事務所を選定する場合は、
賃料・立地・広さ・移転時期をもとに決定していきましょう。
賃貸契約に関しては、目先の金額だけでなく、
長い目でみたトータルコストの良い契約を結ぶことをおすすめします。
また事務所を内装工事する場合は、業者の指定はあるのかの確認も必要です。
内装工事は、新事務所に入居できるようになった後、
営業開始の1カ月前には完成できる計画を立てると、
時間にゆとりをもつことができます。
事務所移転手続きを確認する
前述の「務所移転時の各種機関への提出書類や手続き」に記載されている
手続きを行ないましょう。
とくに、提出期限や必要書類は、しっかりと確認する必要があります。
添付書類を集めるのに時間がかかるケースが多いですので、
時間にゆとりをもち、速やかに行動することが大切です。
まとめ
事務所移転の際の流れや手続き、提出書類や移転時の注意点について、
ご理解深まりましたでしょうか。
事務所移転を完了させるためには、
多くの時間と手続きが必要であることが分かりました。
手続きに必要な書類1つを得るだけでも時間を要することは多々ありますので、
十分な時間を確保して事務所移転の計画を立てる必要があります。
事務所移転を行なう際は、バイトを利用する方法もありますので、
株式会社ジャパン・リリーフの「事務所移転バイトはきついのか？仕事内容とメリット・デメリットや求人状況を紹介」の記事も
合わせて参考になさってください。
本記事を参考に、あなたの事務所の移転を検討してみてはいかがでしょうか。
