「事務所移転するメリットにはどんなものがある？」
「事務所移転する際にやることって？」
「事務所移転する際に提出しなければならない書類とは？」
このように、事務所移転の際にやることについて知りたいという人もいるのではないでしょうか。

この記事では、事務所移転をするメリットや事務所移転をする際にやらなければいけないことを紹介しています。この記事を読むことで、事務所移転の際に必要な手順を把握できるでしょう。

また、事務所移転をする前後に提出しなければならない書類も紹介するので、実際に事務所移転をするときも参考にできます。

事務所移転の際にやることについて知りたい人は、ぜひ本記事を参考にしてみてはいかがでしょうか。

事務所移転をするメリットとは？

事務所移転をすることの具体的なメリットとしては、社員のモチベーションの向上や優秀な人材の確保などが挙げられます。

事務所をより便利な立地にある事務所や設備が整ったオフィスビルなどに移転することで、社員のやる気の向上にもつながり、結果的に優秀な人材の定着にもつながると言えるでしょう。

ただし、事務所移転には大きなコストがかかるため、メリットとデメリットをよく理解したうえで検討することが大切です。

【事務所移転をする8か月前にやること】チェックリスト

事務所移転を行う場合、企業はビルの選定や業者の選定、必要な家具の用意、レイアウトの検討など、行わなければいけないことは非常に多岐にわたります。

そのため、事務所移転の際にやることを把握し、どのような作業がいつ発生するのか理解して、計画的に進めていくことが大切です。必要な作業を漏れなく進めていくためには、チェックリストを用意してスケジュール管理を行うことがポイントになります。

事務所の規模にもよりますが、一般的に事務所移転には8か月程度の時間が必要になるでしょう。ここでは、事務所移転をする8か月前にやることを紹介していきます。

現在の事務所の賃貸解約予約の手続きをする

まずは、現在入っているオフィス事務所の賃貸契約について確認する必要があります。現在の事務所の解約は、事務所移転のスケジュールにも大きく関わってきます。

賃貸借契約書に記載されている「解約予告期間」や「解約予約」、「原状回復」、「預託金」、「特約事項の有無」について確認しましょう。一般的には事務所の解約予告期間は6か月前までとなっているケースが多いですが、契約によっては異なる場合もあります。

予告が間に合わなければ違約金が発生する可能性もあるため、解約予告期間に間に合うように解約の手続きをはじめましょう。

移転の目的を決める

社内でヒアリング調査などを行い、移転の目的を設定して、社員の希望を満たせるオフィスを実現することが大切です。

移転まで8か月を切っているなど時間がない場合は、外部の支援サービスを利用することも検討しましょう。

移転先を決める

移転先の事務所を探す際は、実際に現場へ足を運んでみることも大切です。

事務所を決めるポイントとしては、事務所の立地や、社員の通勤時間や費用への影響、家賃や共益費、保証金、更新料などのコストが重要です。さらに、空調やセキュリティといった設備、銀行や飲食店といった周辺環境も社員の働きやすさも重要なポイントになります。

現地に足を運んでチェックする場合は、第一にオフィス占有部分の設備を確認し、オフィス共有部分の設備、オフィス周辺の環境も確認していきましょう。

事務所移転のスケジュールを決める

事務所移転には長い時間が必要になるため、8か月前までに事務所移転の大まかなスケジュールを決めておきましょう。

スケジュールを決めてやることリストを作成し、フェーズに合わせて準備を進めていくことが大切です。なお、スケジュールは事務所移転後の営業開始日から逆算するのがおすすめです。

移転先の占有部分の設備を確認する

実際に移転先の事務所に足を運んだら、空調設備の機器のタイプや動作時間、天井に備え付けの照明器具のタイプや照度、温度調節が個別なのかビルで集中管理しているかなどを確認しましょう。

また、事務所の窓から見える景色や日当たりなどもレイアウトを検討するポイントになります。

移転先になる物件の共用部分の設備や整備状況を確認する

特にエントランスはお客様の印象にも残りやすいため、自社のイメージにマッチしているかどうか、しっかり整備されているかどうか確認することが大切です。明るく開放的なエントランスであれば、会社に対するお客様からの印象も良くなるでしょう。

また、エレベーターやトイレの数、セキュリティ、ごみの集積場なども確認しておきましょう。

移転先になる物件の周辺環境を確認する

移転先の周辺環境が悪いと、社員のモチベーションの低下にもつながってしまいます。そのため、移転先物件の徒歩圏内にコンビニや飲食店、郵便局などがあるかどうか確認しておくと良いでしょう。

また、残業で帰宅が遅くなった場合でも安全に帰れるかどうか確認するために、周辺の治安や夜間の環境についてもチェックしておくのがおすすめです。

どの業者に依頼するか決める

事務所移転の際に依頼しなければいけない業者としては、不動産業者、内装や設計、工事施工業者、オフィス家具やOA機器業者、リース業者、引っ越し業者、原状回復業者などが挙げられるでしょう。

このように、さまざまな業者に依頼しなければいけないため、個別に依頼するよりも、事務所移転にかかる作業を一括で依頼できる専門業者に依頼するという方法もあります。

【事務所移転をする6か月から3か月前にやること】チェックリスト

事務所移転の準備が進み、事務所移転を行う日程まで6か月を切ったら、具体的なレイアウトの検討へ入ります。この段階で必要な家具やインフラの手配も行います。

ここでは、事務所移転する6か月から3か月前にやることを紹介していきましょう。

レイアウトプランニングをする

移転先事務所のレイアウトを決める場合は、社員の意見を聞きながら、効率的で安全なレイアウトにすることが大切です。

まずは事務所移転によって実現したいことを考えながら、具体的なコンセプトを決定します。次にゾーニング計画、会議室や応接室などの配置、レイアウトプランの作成という順番で進めていき、最終チェックを行います。

家具やインフラの手配をする

レイアウトの検討と同時に、家具やOA機器、引っ越しに際して廃棄するものの洗い出しや、電話回線の工事の手配、リース品を継続できるかどうかの判断、見積もりの取得なども行います。

この中でも、電話回線やインターネット回線の工事でトラブルが発生した場合、業務にも影響を与えるため、事前に確認しておくことが大切です。

内装工事の検討をする

内装がコンセプトに合ったデザインになっているかどうか、企業イメージに合っているかどうかなど、予算の範囲内で収まるように検討していきましょう。内装によって事務所の使い方にも大きな影響を与えるため、慎重に決めていく必要があります。

また、内容によっては工事の費用や期間も変わってくるため、業者に相談しながら計画的に進めていきましょう。

移転にかかわる業者と打ち合わせをする

移転に関わる全ての業者と打ち合わせを行い、認識に齟齬がないように進めていきましょう。この時点で認識に齟齬があると、今後の進捗にも大きな影響を与えてしまう可能性があります。

【事務所移転する2か月から1か月前までにやること】チェックリスト

事務所移転を行う日程まで2か月を切ったら、住所変更の手続きや社内周知を行います。ここでは、事務所移転する2か月から1か月前にやることを紹介していくので、参考にしてみてください。

住所変更の手続きをしておく

現在の事務所の住所が記載されているものを洗い出して、住所変更の手続きを行いましょう。事務所移転後すぐに変更できるように、準備を行っておくことが大切です。

住所が記載されている可能性があるものとしては、自社のホームページや名刺、社判、契約書や請求書、社員証、伝票、封筒などです。漏れがないようによく確認しておきましょう。

取引先へ移転挨拶の準備をしておく

事務所移転の挨拶は取引先だけではなく、会計士事務所や弁護士事務所といった業務委託先などにも連絡が必要です。

また、加入団体や会員制サービス、雑誌や新聞、消耗品の購入先などへも事務所移転の通知を行う必要があるため、漏れがないようにしましょう。

社内周知を行う

通常業務への影響をできるだけ少なくするためには、マニュアルを配布するだけではなく、事務所移転に伴う社内説明会を行うことが大切です。

また、社内マニュアルには事務所移転の目的や新しい事務所のレイアウト、当日のスケジュール、役割分担や当日のクライアント対応、トラブル発生時の問い合わせ先などを記載しておきましょう。

入居前の最終的な確認をする

移転先の事務所の工事が図面通りに行われているのかなど、入居前に最終的な確認を行います。このような最終チェックのことを「施主検査」と呼びます。

また、家具やOA機器なども予定通りの配置に設置されているのか確認しましょう。

事務所移転を知らせるメールを出す

移転挨拶の準備でピックアップしておいた取引先企業や担当者へ、事務所移転を知らせるメールを出しましょう。事務所移転を知らせる方法としては、メール以外にも挨拶状やFAXなどがあります。

主要な取引先には挨拶状を送る必要がありますが、メールでも伝えておくとよりスムーズになるでしょう。

【事務所移転をする1か月前から当日までにやること】チェックリスト

事務所移転を行う日の1か月前から当日までの間には、各機関への届け出などが必要になります。ここでは、事務所移転する1か月前から当日までにやることを紹介していくため、参考にしてみてください。

口座やクレジットカード情報の変更をする

会社の銀行口座の住所変更は、窓口ではなくWeb上でも変更できる場合があります。早めに着手するようにしましょう。

また、クレジットカードの場合は必要書類を取り寄せて、手続きを行うことになります。金融機関ごとに手続きの方法が異なるため、事前に確認しておくと良いでしょう。

各機関へ書類を提出する

書類による届け出が必要な機関としては、法務局（登記所）、税務署、年金事務所、労働基準監督署、ハローワーク、郵便局、消防署などです。

書類の提出には期限が設定されているケースもあるため、漏れなく対応できるようにしましょう。

移転当日には作業を確認する

移転の当日は荷物の搬出、搬入時にトラブルが発生することを避けるため、旧事務所、新事務所の両方で立ち合いが必要になります。また、荷物がすべて届いているかどうか、破損がないかどうかも確認しましょう。

原状回復工事に着工する

事務所の移転が完了したら、旧事務所の原状回復工事に着手しましょう。解約日までに全ての修繕、撤去を行い、引き渡す必要があります。

なお、原状回復工事には1か月程度の時間がかかるため、解約日までに問題なく施工が完了するよう、業者に定期的な進捗報告を依頼しておくことが大切です。

事務所移転する前に提出しなければならない書類

事務所移転する前に提出しなければならない書類としては、「防火・防災管理者選任届出書」、「防火対象物工事等計画届出書」、「消防計画作成（変更）届出書」、「防火対象物使用開始届出書」が挙げられます。

「防火・防災管理者選任届出書」は、社員が50人以上いる場合に消防署へ提出する必要があります。「防火対象物工事等計画届出書」は、事務所の内装工事が発生する場合に消防署へ提出する必要がある書類です。

出典：防火管理者の選任と消防計画の作成はあなたの義務です!｜公益社団法人 東京都宅地建物取引業協会
参照：https://www.tokyo-takken.or.jp/system/App/Information/file1s/000/000/015/original/file01.pdf

出典：＜安全・安心情報＞＜事業所向けアドバイス＞＜防火対象物の工事等計画の届出制度＞｜東京消防庁
参照：https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/lfe/office_adv/bouka/

事務所移転した後に提出しなければならない書類

事務所移転した後に提出しなければならない書類としては、「本店移転登記」、「異動事項に関する届出」、「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称・所在地変更届」、「雇用保険事業主事業所各種変更届」、「労働保険名称所在地等変更届」が挙げられます。

「雇用保険事業主事業所各種変更届」は公共職業安定所（ハローワーク）に提出します。処理が完了したら雇用保険事業主事業所各種変更届事業主控が返ってくるため、求人票の内容を変更しましょう。

出典：商業・法人登記の申請書様式｜法務局
参照：https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

出典：［手続名］異動事項に関する届出｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/annai/1554_5.htm

出典：雇用保険事業主事業所各種変更届｜厚生労働省
参照：https://hoken.hellowork.mhlw.go.jp/assist/001000.do?screenId=001000&action=koyohoJigyoChangeLink

出典：適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄内の場合）の手続き｜日本年金機構
参照：https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/jigyosho/20150320.html

事務所移転の費用で節約することはできるの？

事務所の移転をする場合、立地や規模によっては非常に高額な費用がかかります。事務所の移転の費用を安く抑えるためには、複数の業者に見積もりを依頼して、できるだけ安く信頼できる業者に依頼することが大切です。

また、使えるものはできるだけ処分しない、居抜きの事務所を利用するといった方法があります。

事務所移転を考えているならやることを知っておこう

事務所移転の際にはさまざまな手続きを行う必要があります。

ぜひ本記事で紹介した事務所移転をする際のチェックリストや事務所移転をする前後で提出しなければいけない書類などを参考に、事務所移転でやることを把握しておきましょう。