様々なものが電子化されている今、データエントリーは重要な役割を果たしています。

会社で行なわれているデータエントリーには、どのような利用目的があるのでしょうか。

本記事では、データエントリーの利用目的やメリット、

選ぶ際のポイントについて、詳しく解説します。

データエントリーとは？

データエントリーとは、

紙に記載されている情報をパソコンに入力する作業のことをいいます。

他社から送付される請求書や伝票など、

紙の情報をパソコンのExcelや会計ソフトに入れる業務などがデータエントリーです。

最近では、データエントリーの負担を減らすために

「データエントリーサービス」を利用する会社も増えてきています。

データエントリーサービスは、文書の内容をパソコンに入力して電子化し、

紙媒体だけでなく、電子データでも対応できるようにしたものです。

データエントリーの利用目的

データエントリーの利用目的には、次のようなものがあります。

紙媒体の情報を電子情報化

現代では、紙媒体の情報を電子化し、その情報をパソコンでデータ処理したり、

他社とやりとりするのが日常です。

電子情報化することで、データ分析が容易になり、

データの処理も短時間で行なうことができます。

出先で利用する

出張などの出先で、

パソコンに入力されたデータを活用して業務を行なうことが多々あるでしょう。

データエントリーしておくことで、

大量の紙媒体の情報を持ち歩くことなく利用することが可能です。

顧客や在庫管理ができる

データエントリーすることで、パソコン一台に、

顧客や在庫情報を一括で管理することができます。

大量の情報をコンパクトに有することができるのは、

データエントリーの大きな特徴といえるでしょう。

データエントリーは2種類！

データエントリーには、以下の2種類があります。

エントリー・ベリファイ方式

エントリー・ベリファイ方式とは、

入力(エントリー)担当と検査(ベリファイ)担当の2人が、

データエントリー作業、チェック作業、修正作業を行なうやり方です。

まず、入力担当がデータエントリーを行ない、

その後、検査担当がベリファイ入力を行ないます。

双方が入力した内容が一致すれば作業完了で、

一致しなければ検査担当が異なった箇所を確認・修正することで

ミスを減らすことができるのです。

エントリー・エントリー・コンペア方式(ダブルエントリー・コンペア方式

エントリー・エントリー・コンペア方式とは、

2人でそれぞれデータエントリーを行ない、

3人目の人がエントリーデータを照合するやり方です。

2つのデータが一致していれば完了となりますが、

異なる部分があれば、元のデータを確認して正しい内容に修正します。

1つのデータエントリーに3人が担当することで、

より精度の高い照合を行なうことが可能です。

データエントリーのメリット・デメリット

データエントリーのメリット・デメリットについてみていきましょう。

データエントリーのメリット

まずは、メリットについてご紹介します。

精度の高いデータを作成できる

データエントリーを行なうことで、紙媒体のデータが電子化され、

データの処理が行ないやすいくなります。

上記の2種類のデータエントリーを行なうことで、

より精度の高いデータを作成することができ、業務の効率化を図ることが可能です。

入力者の作業実績が把握できる

パソコンでデータエントリーを行なうことで、

誰が、どれだけのデータを入力したかを把握することができます。

入力者の所在が把握できることで、

入力方法に関しての適切なアドバイスを施すことも可能です。

会社間のデータ授受が容易

データエントリー事業者が業務提携を行なっている場合、

利用しているデータエントリーのシステムが同じであれば、

簡単にデータのやり取りを行なうことができます。

お互いのオペレーションが簡略されることで、業務が円滑に進みます。

データエントリーのデメリット

続いて、デメリットについてみていきましょう。

ミス発生時の影響が大きい

データエントリーしたものにミスがあると、

そのデータをみて進めた業務すべてに影響を及ぼします。

このようなヒューマンエラーを防ぐためには、ダブルチェックを行なうなど、

細部に渡ってデータをチェックしなければなりません。

作業が単調になりがち

データエントリーの作業は、紙媒体のデータをパソコン等に入力する単調な作業です。

頭をフル回転させる必要はなく、作業が単調であるがゆえに、

長時間の作業となると集中力が欠けてくるでしょう。

ときおり、休憩をはさみながら、ミスがないように作業を進める必要があります。

データエントリーを選ぶ際のポイント3つ

データエントリーを選ぶ際のポイントは、以下の参考にしてください。

幅広い入力者に対応している

データエントリーは、複数の入力端末で様々な入力方法に対応していることが重要です。

様々な入力方法に対応することで、入力者を制限することなく、

幅広い対応が可能となります。

柔軟な対応が可能なメーカーを選ぶ

データエントリーシステムを利用している中で、トラブルが発生したり、

使用方法に疑問が生じる場合があります。

その際、迅速かつ柔軟に対応してくれるメーカーを選ぶことで、

円滑に業務を進めることが可能です。

精度の高いデータを作成できるシステムを選ぶ

データを入力し、入力内容にミスがないか、

ミスがあればそれを修正するという流れがデータエントリーの作業となります。

前述のように、エントリー・ベリファイ方式などのシステムが

備わっているものを選択することで、ミスなくデータを完成させることが可能です。

データエントリーの今後の課題とは？

最後に、データエントリーの今後の課題についてみていきましょう。

データ入力者の確保

データ入力は、正確さとスピーディーさが求められるため、

入力作業ができる人間であれば誰でもいいというわけではありません。

データ入力者を確保するためには、採用活動の強化、入力者の確保だけでなく、

入社後のスキルアップを図った研修を実施するなど、

会社側がとらなければならない対策はいくつもあります。

短期間でミスのない入力が必要

業務内容によっては、1日に何千件といった膨大なデータを入力する業務もあります。

データエントリーには納期が定められているため、

短期間でミスがない入力作業を行なうのは、

データエントリー事業者が抱える日常的な課題です。

個人情報漏洩への徹底

データエントリーしたものには、多くの個人情報や会社情報が含まれています。

データエントリーのプロセスで情報が漏洩した場合、

大きな損害につながってしまいますので、

よりセキュアな環境での業務が必要です。

まとめ

データエントリーの利用目的やメリット、選ぶ際のポイントについて、

ご理解深まりましたでしょうか。

データエントリーすることで、データの分析等を容易に行なうことができ、

業務の効率化を図ることができます。

データエントリーのシステムには様々なものがありますので、

記事に記載した「選ぶ際のポイント」を熟読しましょう。

データ入力の仕事については、株式会社ジャパン・リリーフの

「データ入力の仕事内容を紹介！データ入力の仕事のメリットや向いている人の特徴についても紹介！」の記事も役に立ちますので、

合わせて参考になさってください。

本記事を参考に、あなたもデータエントリーの仕事を検討してみてはいかがでしょうか。